Управляйте процессами возмещения расходов и автоматизируйте их. Получите сводные отчеты по расходам сотрудников мгновенно. Усиливайте политики и лимиты. Отслеживайте и отправляйте транзакции с ПК, iPad или смартфона.
Как это работаетКонтролируемые расходы – это сэкономленные расходы. Эффективно для любой средней и крупной компании, где сотрудники работают не только в офисе – консультанты, менеджеры, продавцы, юристы, механики и другие специалисты.
Сотрудник отправляет данные о расходах со смартфона, планшета или ПК. Мобильное приложение поддерживает оптическое распознавание текста для даты операции, суммы, валюты, налогов и поставщика. Система имеет оцень простой интуитивный интерфейс, практически не требующий обучения. Фото или сканы чеков просто прикрепляются к транзакциям и отправляются на согласование.
Менеджеры получают по почте и в уведомлениях на смартфоне сообщения о поступивших заявках. Менеджер может утвердить заявку сразу или просмотреть подробную информацию, чтобы принять решение – одобрить затраты, запросить дополнительные сведения или отклонить всю заявку либо отдельные строки.
После одобрения формы направляются на проверку бухгалтерам. Подтвержденные расходы в соответствии с требованиями законодательства включаются в авансовые отчеты и погашаются отдельным платежом или вместе с зарплатой.
Сотрудник отправляет детали планируемой поездки, при необходимости указывает требуемую сумму под аванс.
Менеджеры могут разрешить или отклонить любую заявку на командировку. Утвержденная заявка автоматически отправляется в финансовый отдел, который при необходимости организует выплату аванса сотруднику.
По возвращении из командировки сотрудник отчитывается о всех произведенных расходах. expense@work автоматически рассчитывает размер суточных, сравнивает выданные авансы с фактическими затратами и определяет сумму к возмещению, которая направляется на согласование руководителям.
Руководители получают сообщение об ожидающих действия запросах и могут авторизовать их, запросить дополнительную информацию либо отклонить.
Все расходы проверяются финансовым отделом на предмет наличия подтверждающих документов, принятия в качестве производственных затрат. Определяется сумма, подлежащая возмещению. Расходы автоматически экспортируются в учетную систему, затем сотрудник получит причитающуюся ему сумму компенсации.
Банковские выписки по корпоративным картам загружаются в систему и рассылаются упомянутым в них сотрудникам, чтобы они дополнили данные о затратах необходимой информацией. Когда все будет проверено, expense@work пересылает полученные сведения для согласования и последующего экспорта в учетную систему.
Любые заявки персонала, которые требуют согласования одним и более сотрудниками (например, заявления на получение аванса, выдачу средств под отчет, о работе в выходные дни, на отпуск, на выдачу пропусков, а также прочие подобные формы), можно настроить в системе. В зависимости от типа запроса, связанных с ним расходов, аналитических признаков expense@work может отправлять каждую форму по заранее настроенным маршрутам согласования практически любой степени сложности.
Входящие счета можно отсканировать и отправить на согласование через expense@work менеджерам соответствующих подразделений, линейным руководителям или руководителям проектов. В любой момент времени легко можно узнать статус любой заявки и ознакомиться с примечаниями, которые оставили участники процесса. При выгрузке данных для учетной системы можно настроить счета, на которые будут импортироваться транзакции.
expense@work также может хранить и предоставлять электронные копии контрактов, а также любых других документов по поставщикам или покупателям, например, квалификационные документы, лицензии, доверенности и так далее.
expense@work позволяет вести учет пробега транспорта. Как только сотрудник вносит данные по пробегу, система автоматически рассчитывает суммы возмещения расходов и запускает процедуру их утверждения.
Я заполняю отчеты по расходам сразу же и хочу быстро получить компенсацию. Я могу все отправить со смартфона и на нем же следить за ходом согласования.
Я в курсе расходов моих сотрудников. Я легко могу сравнить текущее состояние с бюджетом и быстро принять обоснованные решения по расходам каждого специалиста.
Мне больше не нужно переводить стертые надписи на чеках или напоминать руководству о неподписанных заявках. Я легко могу делать свою работу, зная, что каждая строка соответствует корпоративной политике и требованиям законодательства.
The system best accommodated IPSA’s requirements. IPSA learned that the program was able to record MP’s paid or rejected expense claims at a publicly accessible website where their expenses could be reviewed in detail.Quote from IPSA case study
Watch case study
Точноть отчетности значительно улучшилась. Отчеты просматриваются онлайн и корректировки теперь делаются еще быстрее. Все необходимые документы предоставляются быстрее. Мы сократили время, затрачиваемое на корректировку и подтверждение форм, примерно на 50%.
expense@work в Английском Парламенте (Independent Parliamentary Standards Authority, IPSA) “Система отлично реализует требования IPSA. В IPSA узнали, что система может публиковать данные о платежах членов парламента и отклоненные платежные заявки на публичном сайте, где их расходы могут быть детально просмотрены.
Внедрив систему expense@work, мы решили нашу задачу по онлайн-представлению расходов сотрудников. Отчетность в системе, и особенно возможности для сопоставления данных с бюджетами, очень помогают нам получать быстрый и точный обзор наших кампаний по продажам и общих финансовых показателей.
С помощью expense@work нам потребовалось всего три месяца, чтобы завершить полную цифровую трансформацию из полностью ручного процесса управления расходами. Этот переход облегчил нам задачу и освободил половину рабочего времени одного специалиста финансового отдела. Процесс утверждения командировочных расходов, возмещения командировок и мелких денежных средств стал намного быстрее, и теперь все документы теперь хранятся в цифровом виде, и их легко найти. Я верю, что мобильная версия решения для управления расходами будет такой же успешной для нас.