Example of expense@work on desktop, tablet and mobile

Управление корпоративными расходами

Управляйте процессами возмещения расходов и автоматизируйте их. Получите сводные отчеты по расходам сотрудников мгновенно. Усиливайте политики и лимиты. Отслеживайте и отправляйте транзакции с ПК, iPad или смартфона.

Как это работает

Система управления расходами expense@work проста в использовании и развертывании.

Контролируемые расходы – это сэкономленные расходы. Эффективно для любой средней и крупной компании, где сотрудники работают не только в офисе – консультанты, менеджеры, продавцы, юристы, механики и другие специалисты.

Отправка данных

Отправка данных

Сотрудник отправляет данные о расходах со смартфона, планшета или ПК. Мобильное приложение поддерживает оптическое распознавание текста для даты операции, суммы, валюты, налогов и поставщика. Система имеет оцень простой интуитивный интерфейс, практически не требующий обучения. Фото или сканы чеков просто прикрепляются к транзакциям и отправляются на согласование.

Example of expense submission in expenseatwork
Согласование расходов

Согласование расходов

Менеджеры получают по почте и в уведомлениях на смартфоне сообщения о поступивших заявках. Менеджер может утвердить заявку сразу или просмотреть подробную информацию, чтобы принять решение – одобрить затраты, запросить дополнительные сведения или отклонить всю заявку либо отдельные строки.

Example of expense approval in expenseatwork
Учет расходов

Учет расходов

После одобрения формы направляются на проверку бухгалтерам. Подтвержденные расходы в соответствии с требованиями законодательства включаются в авансовые отчеты и погашаются отдельным платежом или вместе с зарплатой.

Example of expense posting in expenseatwork
Заявка на командировку

Заявка на командировку

Сотрудник отправляет детали планируемой поездки, при необходимости указывает требуемую сумму под аванс.

Example of business trip request in expenseatwork
Согласование командировки и выплата подотчетных средств

Согласование командировки и выплата подотчетных средств

Менеджеры могут разрешить или отклонить любую заявку на командировку. Утвержденная заявка автоматически отправляется в финансовый отдел, который при необходимости организует выплату аванса сотруднику.

Example of business trip approval and advance payment in expenseatwork
Возмещение расходов

Возмещение расходов

По возвращении из командировки сотрудник отчитывается о всех произведенных расходах. expense@work автоматически рассчитывает размер суточных, сравнивает выданные авансы с фактическими затратами и определяет сумму к возмещению, которая направляется на согласование руководителям.

Example of employee reimbursement in expenseatwork
Подтверждение руководством

Подтверждение руководством

Руководители получают сообщение об ожидающих действия запросах и могут авторизовать их, запросить дополнительную информацию либо отклонить.

Example of manager approval in expenseatwork
Возмещение и выставление счетов

Возмещение и выставление счетов

Все расходы проверяются финансовым отделом на предмет наличия подтверждающих документов, принятия в качестве производственных затрат. Определяется сумма, подлежащая возмещению. Расходы автоматически экспортируются в учетную систему, затем сотрудник получит причитающуюся ему сумму компенсации.

Example of reimbursement and billing in expenseatwork
Кредитные карты

Кредитные карты

Банковские выписки по корпоративным картам загружаются в систему и рассылаются упомянутым в них сотрудникам, чтобы они дополнили данные о затратах необходимой информацией. Когда все будет проверено, expense@work пересылает полученные сведения для согласования и последующего экспорта в учетную систему.

Photo of credit cards
Заявки об отсутствии на работе и выплатах сверхурочных

Заявки об отсутствии на работе и выплатах сверхурочных

Любые заявки персонала, которые требуют согласования одним и более сотрудниками (например, заявления на получение аванса, выдачу средств под отчет, о работе в выходные дни, на отпуск, на выдачу пропусков, а также прочие подобные формы), можно настроить в системе. В зависимости от типа запроса, связанных с ним расходов, аналитических признаков expense@work может отправлять каждую форму по заранее настроенным маршрутам согласования практически любой степени сложности.

Example of absence and overtime payment requests in expenseatwork
Отправка счетов на оплату

Отправка счетов на оплату

Входящие счета можно отсканировать и отправить на согласование через expense@work менеджерам соответствующих подразделений, линейным руководителям или руководителям проектов. В любой момент времени легко можно узнать статус любой заявки и ознакомиться с примечаниями, которые оставили участники процесса. При выгрузке данных для учетной системы можно настроить счета, на которые будут импортироваться транзакции.

Example of incoming invoice approval in expenseatwork
Управление договорами

Управление договорами

expense@work также может хранить и предоставлять электронные копии контрактов, а также любых других документов по поставщикам или покупателям, например, квалификационные документы, лицензии, доверенности и так далее.

Example of contract management in expenseatwork
Пробег

Пробег

expense@work позволяет вести учет пробега транспорта. Как только сотрудник вносит данные по пробегу, система автоматически рассчитывает суммы возмещения расходов и запускает процедуру их утверждения.

Photo of mileage book

Бесплатный пробный доступ

Вы также можете позвонить по телефону +7 (495) 975 98 77

Мы помогаем компаниям контролировать и снижать расходы сотрудников.

Все расходы под контролем.

The system best accommodated IPSA’s requirements. IPSA learned that the program was able to record MP’s paid or rejected expense claims at a publicly accessible website where their expenses could be reviewed in detail.

Quote from IPSA case study

Watch case study
Точноть отчетности значительно улучшилась. Отчеты просматриваются онлайн и корректировки теперь делаются еще быстрее. Все необходимые документы предоставляются быстрее. Мы сократили время, затрачиваемое на корректировку и подтверждение форм, примерно на 50%.

Марина Некрасова Руководитель казначейства, Roche Moscow Ltd.

Скачать описание решения
expense@work в Английском Парламенте (Independent Parliamentary Standards Authority, IPSA) “Система отлично реализует требования IPSA. В IPSA узнали, что система может публиковать данные о платежах членов парламента и отклоненные платежные заявки на публичном сайте, где их расходы могут быть детально просмотрены.

Цитата из описания решения в IPSA

Смотреть пример
Внедрив систему expense@work, мы решили нашу задачу по онлайн-представлению расходов сотрудников. Отчетность в системе, и особенно возможности для сопоставления данных с бюджетами, очень помогают нам получать быстрый и точный обзор наших кампаний по продажам и общих финансовых показателей.

Rémi Duflot, финансовый и операционный директор Yves Rocher Romania в 2017-2018 гг

С помощью expense@work нам потребовалось всего три месяца, чтобы завершить полную цифровую трансформацию из полностью ручного процесса управления расходами. Этот переход облегчил нам задачу и освободил половину рабочего времени одного специалиста финансового отдела. Процесс утверждения командировочных расходов, возмещения командировок и мелких денежных средств стал намного быстрее, и теперь все документы теперь хранятся в цифровом виде, и их легко найти. Я верю, что мобильная версия решения для управления расходами будет такой же успешной для нас.

Jan Matoušek, менеджер по бухгалтерскому учету

Скачать описание решения